【9】設定/その他 「設定/その他」とは? 「設定/その他」では、学会バンクの各種設定を行います。さまざまな会員種別の設定が行えます。さまざまな役職の設定が行えます。「仕分けラベル」で自由にグループ分け(フラグ)することができます。会員マイページのトップページには、学会からの重要なお知らせを掲示したり、よくアクセスする関連学会サイトへのURLをリンクすることが可能です。入会申込フォームには、入会に関する重要な情報を掲載するための欄や、入会希望者への質問をする通信欄が用意されています。入会申込者への自動返信メールの一部を自由にカスタマイズできます。各学術団体に特化した、様々な職業を設定することができます。リアルタイムで会費未納者の情報を収集し、その未納者全員に一括でメールを送信できます。オンラインにて納入された方たちの一覧を表示することができます。学会バンクから学会または事務局へ送金する金額を、振込明細書のPDF形式で発行することが可能です。学会バンクのメール配信機能から送信されたメールの送信履歴が一覧で確認できます。「会員ID連携」を活用すると、会員マイページのログイン情報を使って、複数のサイトにログインすることが可能です。ID連携にて提供される閲覧制限機能は簡易的なものとなります。秘密保持が必要とされる重要文書、情報等への利用はお控えください。 運用の流れ 基本的な初期設定を行います。 ①会員種別と年会費設定一般的には会員種別ごとに年会費が異なります。会員種別ごとに正確な年会費の設定を行います。 ②役職の設定学術団体に沿って役職を設定してください。(一般的には、会長、理事長、副理事長、理事、副理事、監査、評議員、事務局長等が挙げられます) ③仕分けラベルの設定学術団体に特化したフラグを自由にグループ分けしてください。(一般的には、各委員会、部会、幹事会、休会等が挙げられます) ④会員向け学会TOP会員に向けて重要なお知らせがある場合や、関連サイトがある場合は、会員マイページのTOP画面をカスタマイズしてください。 ⑤入会申込フォームの設定 入会希望者に重要なお知らせがある場合や、入会希望者へ質問事項がある場合は、入会申込フォームをカスタマイズしてください。 ⑥自動返信メールの設定「入会申込の承りメール」、「入会を受理したメール」の自動返信メールの一部をカスタマイズできます。会長、理事長からのあいさつ文、その他重要なお知らせ等、自由にカスタマイズしてください。 ⑦職業の設定学術団体に沿って職業を設定してください。(一般的には、医師、看護師、救急救命士、薬剤師、歯科医師、保健師、診療放射線技師等が挙げられます) 機能説明 1.【会員種別】 異なる会員種別(区分)ごとに適切な年会費を設定 2.【役職】 役職、肩書等の設定 3.【仕分けラベル】 委員会、部会等、独自のグループを設定 4.【会員向け学会TOP】 会員マイページTOPの一部をカスタマイズ 5.【入会申込フォーム】 入会申込フォームの一部をカスタマイズ 6.【自動返信メール】 入会申込フォームからの申請者に向けて自動返信メールをカスタマイズ 7.【職業】 学術団体ごとに適切な職業を設定 8.【その他の設定】 適格請求書(インボイス)発行事業者登録番号の設定 9.【会費納入通知】 全ての会費未納者に対して、一括でメール通知 10.【オンライン納入明細】 オンラインで納入された方の一覧を表示 11.【学会バンク振込明細】 オンラインで納入された分を月別に明細書に反映(年会費/イベント) 12.【メール配信履歴】 学会バンクのメール配信機能から配信された方の一覧を表示 13.【会員ID連携】 会員マイページのログインIDとパスワードひとつで、複数のサイトにログインが可能 1.【会員種別】 【会員種別の各種設定】 それぞれの会員種別を登録してください。 会員種別に沿って、年会費を登録してください。 会員種別と年会費に誤りがあると、トラブルに繋がりますので、ご注意ください。 それぞれの会員種別に該当する人数を右端にある「青字」から確認してください。 会員種別を追加する場合は「+行追加」から制限なく追加することができます。 登録しましたら最下部にある「保存」を必ず押して完了させてください。 ★年会費をオンライン決済にてお支払いいただいた場合は、会員マイページからオンラインにて「領収証」の発行が可能です。 2.【役職】 【役職の各種設定】 それぞれの役職を設定してください。 それぞれの役職に該当する人数を右端にある「青字」から確認してください。 役職を追加する場合は「+行追加」から制限なく追加することができます。 登録しましたら最下部にある「保存」を必ず押して完了させてください。 3.【仕分けラベル】 【仕分けラベルで各種フラグの作成】 「仕分けラベル」は、様々なグループ分けを自由に設定できる機能です。 一般的には委員会、部会等の設定が多いですが、 その他、貴学術団体に特化したグループ分けも自由に設定できます。 それぞれの仕分けラベルに該当する人数を右端にある「青字」から確認してください。 仕分けラベルを追加する場合は「+行追加」から制限なく追加することができます。 登録しましたら最下部にある「保存」を必ず押して完了させてください。 4.【会員向け学会TOP】 【会員向け学会TOPのカスタマイズ】 会員マイページのTOP画面に「重要なお知らせ」や、「関連学会のサイトURL」等、設定することができます。 【リードテキスト】会員全体に「重要なお知らせ」として会員マイページTOP(上段)に表示することができます。 メールと違って期限なく表示させておくことができるため、会員の目に留まりやすくなります。 年会費の変更、定款や会則の変更など、会員にとって「重要なお知らせ」はこちらのリードテキストを活用してください。 【フリーカラム】よくアクセスする関連学会のURLをリンクしておくことができます。 これにより、複数の関連学会サイトを探す必要がなくなります。 登録しましたら最下部にある「保存」を必ず押して完了させてください。 5.【入会申込フォーム】 【入会申込フォームのカスタマイズ】 入会申込フォームに「重要なお知らせ」や、入会希望の方に「お伺い」したい内容を設定することができます。 【リードテキスト】入会フォームに「重要なお知らせ」を表示することができます。 【通信欄(ひな形)】通信欄は、入会フォームから申込者が自由に入力できる欄です。例えば、「入会年度」、「会員種別」等、希望を伺うことができます。 【入会時の同意事項】ここでは、入会申込時に申込者へ同意いただく内容等あれば記載ください。例えば、プライバシーポリシー等。 登録しましたら最下部にある「保存」を必ず押して完了させてください。 6.【自動返信メール】 【入会申込の承りによる自動返信メール】入会申込フォームから申し込んだ際にユーザへ自動返信されるメール内容です。ここでは入会申込をされた方への、自動返信メールをカスタマイズすることができます。 例えば、入会金があればその納入案内や学生の場合は学生証のコピーを郵送するなどご自由に記入ください。 最後に最下部にある「保存」を必ず押して完了させてください。 <注意>入会希望者がこのメールを受け取った時点では、まだ会員として受理はされていません。 ★「入会申込受付自動返信メール」に「入会金」の徴収連絡を盛り込む方法があります。詳しくは【6】諸費納入(新機能)をご参照ください。 【入会受理による自動返信メール】入会を受理されたユーザへ自動返信されるメール内容です。 この自動返信メールには、会員マイページへのログイン情報が記載されています。 ここでは入会を受理された方への、自動返信メールをカスタマイズすることができます。 例えば、新入会された方へ学会からの挨拶文や活動内容の紹介などご自由に記入ください。 最後に最下部にある「保存」を必ず押して完了させてください。 <注意>入会希望者は、このメールを受け取った時点で、会員として受理された状態です。入会を受理されると、入会希望者の情報は「【3】会員管理」に移行され、会員として管理されます。 7.【職業】 【各種職業を設定】 職業は、学術団体によって様々です。 ここでは様々な学術団体に対応できるよう、事務局側が各職業の設定をすることが可能です。 「+行追加」から制限なく追加が可能です。 一般的には下記のような職業が該当いたします。 ・医師 ・看護師 ・救急救命士 ・薬剤師 ・保健師 ・理学療法士 ・言語聴覚士 ・義肢装具士 ・診療放射線技師 ・臨床検査技師 ・歯科医師 ・歯科衛生士 ・はり師 ・柔道整復師 ・学生 など。 最後に最下部にある「保存」を必ず押して完了させてください。 8.【その他設定】 【適格請求書(インボイス)発行事業者登録番号】 領収証に「適格請求書(インボイス)発行事業者登録番号」を登録したい場合、Tから始まる番号をご記入ください。最後に「保存」してください。 左の画像は、「適格請求書(インボイス)発行事業者登録番号」を登録した際の領収証のイメージです。 9.【会費納入通知】 【会費未納者への一括メール送信】 ここでは、未納者への一括メール送信の内容をカスタマイズすることが可能です。 「会費未納通知」では、会費未納者をリアルタイムで収集しており、未納者へ一括メール送信が可能です。 一括メール配信後、続々と納入されるケースが多く一気に納入率が上がることがあります。 未納年度が複数ある場合にオンラインで納入されると、複数年度分をまとめて納入する仕組みのため、更に納入率が上がります。 内容にお間違いことをご確認いただき、チェックを入れて「一括送信」ボタンから送信してください。 10.【オンライン納入明細】 【オンラインにて納入された明細・履歴等を確認】 年会費、イベント参加費等、学会バンクのオンライン決済を活用して納入された明細・履歴等が確認できます。 検索やプルダウンの機能を活用して、会員、非会員の選択、オンライン件数、納入額等、様々な条件でご確認できます。 会員に関しては、氏名(青字)から直接会員情報を確認することが可能です。 11.【学会バンク振込明細】 【学会バンクから振り込まれる明細】 毎月学会バンクから、学会または事務局へお振込みをする明細です。 「年会費」、「諸費」、「セミナー/イベント参加費」に分けて表示しています。 オンライン決済手数料(手数料率)をご確認ください。 右側には「振込明細書」がありPDF出力が可能です。「振込明細書」は、「年会費」、「セミナー/イベント参加費」の2種類に分けることも可能です。 12.【メール配信履歴】 【学会バンクのメール配信履歴】 学会バンクのメール配信機能を活用された場合に限り、配信されたメールの履歴が残ります。 件名、配信日時、配信先等ご確認ください。 配信後、プルダウンから「配信済のみ」、「未配信のみ」の選択が可能です。 「未配信のみ」の方には、個別に電話またはハガキ等でご対応をお願いいたします。 13.【会員ID連携】 【会員ID連携機能で複数のログイン情報を1つにする】 「会員ID連携とは」学会バンクのログインID/パスワードひとつで複数のサイトにログインできるようになります。 例えば、会員マイページのログイン情報を使って、学会公式サイト内等にあるの「会員専用サイト」にログインすることができます。 1つのログイン情報で、「会員マイページ」「会員専用サイト」のどちらにもログインできるため、複数のログイン情報を管理する必要がなくなります。 これにより、よくある「パスワードのお問合せ」が激減します。 設定は、最下部に記載されている「ご利用方法」に沿って設定ください。 ID連携にて提供される閲覧制限機能は簡易的なものとなります。秘密保持が必要とされる重要情報・重要文書には利用しないでください。□上記を理解したうえで利用方法を見る「チェック」を入れて、利用方法をご確認ください。 ★注意事項外部のログイン認証画面とはID連携できません。会員が利用制限中は、ID連携したページにログインできません。※ログインを可能にする改修はいたしません ********************************学会バンク運営事務局池田 崇https://gkb.jp/運営サポートブログ:https://m.gkb.jp/メール:info@gkb.jp運営事務局様向けサポート:070-4461-7203(平日10時-18時)*******************************