【3】会員管理
「会員管理」とは？
退会者を含むすべての会員情報を管理する機能です。
会員情報の編集、追加、更新など、さまざまな対応が可能です。
詳細検索機能を活用して、該当者への「一括メール送信」「宛名ラベル発行」「一括Excelダウンロード」等が可能です。
会員の退会処理を行う機能があります。（デフォルトでは退会者を外してカウントしています）
会員の利用制限機能（会員マイページにある一部の機能に利用制限をかける機能）があります。
メールアドレスが存在していない、または形式が違うなどの目安チェックが一目でわかります。
各会員ごと、年会費の支払い状況が確認できます。
複数年にわたって会費未納の会員の情報を登録すると、未納の会費を一括して集めることができる仕組みです。
オンライン以外の方法で支払った年会費情報は、手作業で登録することができます。
「仕分けラベル」を活用して、ざまざまなフラグを会員ごとに登録することができます。
→「仕分けラベル」の設定方法は【9】設定/その他からご確認ください
※未記載の内容がありましたら「学会バンク運営事務局 info@gkb.jp」までご連絡くださ
運用の流れ
会員管理の運用は、学術団体や企業が会員や一般の方などの個人情報を効果的に管理し、関係を構築・維持するための一連のプロセスです。
個人情報保護法などの法的規制やコンプライアンスに十分に準拠することが重要なため、適切なデータ保護対策や利用規約の整備をお願いします。
①会員情報の管理と保存
会員が入会申込時に提供した個人情報を適切に管理、保存し、個人情報の保護とセキュリティに配慮することが必要です。
②会員情報の編集と更新
会員情報は会員自身が定期的に更新することがあります。
会員が複数の学会に所属されている場合は、所属学会すべての会員情報が一括して更新されます。
但し、学会情報は個人情報ではないため、複数学会が混在することはありません。
メールアドレス編集の際「他の方がすでに利用しています」と表示された場合は「学会バンク運営事務局 info@gkb.jp」までご連絡ください
③会員への情報提供
属性一括メール配信で、全会員または特定の会員に重要なお知らせ、イベント情報、特典などを適切なタイミングで情報提供することができます。
④退会処理
会員自身から退会を希望される場合と、何らかの理由で学会から強制退会させられる場合があります。
退会記録は残すことが可能ですので、退会理由をご記載ください。
退会処理を行っても完全削除はできません。
機能説明
管理者が手動で、会員追加や再入会の対応を行う
様々な検索キーワードを用いて会員の絞込み
（会員番号、氏名、住所、仕分け、備考、会員種別、役職者、などなど）
メールアドレスが登録されている会員すべてに一括メール送信
検索結果に対する属性一括メール配信
勤務先やご自宅住所など、登録されている書類送付先の「宛名ラベル」発行
定期的に行う会員情報のExcelダウンロード
会員情報にある「氏名」をクリックすることで会員情報を閲覧、確認、編集
会員の退会処理（手動処理）
手動で会費納入の登録、編集、納入履歴の確認が可能
会員マページにある、一部の機能を利用制限
1.【会員追加】
管理者が手動で、会員追加や再入会の対応が可能です。
手動で入力された情報に誤りあると、正常に動かない場合がありますので、ご注意ください。
会員情報は可能な限り多くの情報をご入力ください。
詳細検索などで様々な検索キーワードにヒットしやすくなります。
メールアドレス変更の際「他の方がすでに利用しています」と表示された場合は「学会バンク運営事務局 info@gkb.jp」までご連絡ください。
同一人物であることが確認できましたら、会員情報の統合作業「名寄せ」を行います。
「名寄せ」の作業は、学会バンク側が行います。
2.【詳細検索（会員情報の詳細検索）】
様々な検索キーワードを用いて会員の絞込みが行えます。
詳細検索でヒットした会員へ「一括メール配信」「宛名ラベル発行」「Excelダウンロード」が行えます。
詳細検索機能をフル活用することで、今まで手間をかけて収集していた会員情報がかんたんに収集できます。
様々な収集の仕方が可能であるため、様々なデータ化も可能となります。
よく使われる検索は下記になります。
・氏名
・メールアドレス
・仕分けラベル
・会員番号
・会員種別
・職業
・役職
・会費納入
・備考
・都道府県
備考欄を3つ用意しています。例えば、勤務先の異動について書き込んでおくと、詳細検索でその情報を見つけることができます。
検索キーワードを入力後、最下部にある「検索」を押してください。
3．【一括メール送信】
AWS（Amazon）のメールサーバを使用しているため、非常にメールの到達率が高いです。
メールアドレスが登録されている会員すべてに一括メール送信が行えます。
「2．詳細検索」で絞り込んだ会員にのみ一括メール送信ができます。
この時、絞り込んだ該当者数が表示されますので、配信数をご確認ください。
オンライン会議用のURLや、その他サイトのURLを記載して送信することができます。
添付機能も活用し、イベントのお知らせ、または理事会のお知らせなど、メールにて様々なお知らせができます。
メール作成中に誤って送信されないよう、チェックを入れてから送信する仕組みとなっています。
メール送信後は「送信履歴」をご確認ください。
「送信履歴」から、メール配信済みの方、未配信の方を確認することができます。
未配信の方には、何らかの方法（電話やハガキなど）でご連絡をお願いいたします。
4．【宛名シールPDF】
勤務先やご自宅など、書類送付先住所の「宛名ラベル」発行ができます。
「2．詳細検索」で絞り込んだ会員の宛名ラベル発行もできます。
宛名ラベルのパターンは「4パターン」あります。
一般的には「A4 24面 (3列x8段)」のご利用率が高いです。
また、4パターン以外のパターンをご希望の場合は「学会バンク運営事務局 info@gkb.jp」までご相談ください。
住所や氏名を、指定形式の宛名データとしてXLS出力できます。
B2クラウド向け
送り状発行システム B2クラウド(ヤマト運輸様) 向けのデータ形式です。
出力する人数を確認してください。
出力住所を選択してください。
出力形式は、在はB2クラウド向けのみ対応しています。
これ以外のデータ形式につきましては運営までご相談ください。
出力オプションを選択してください。
右下の「XLS出力」から出力できます。
5．【XLSダウンロード（会員情報データ）】
会員情報のExcelダウンロードは、定期的に行うことをおすすめいたします。
「個人情報更新日時」がExcelに表示されますので、更新順にソートするなどしておくと、のちに更新を追うことができます。
6．【会員詳細確認・編集】
フリーワードや詳細検索で該当者を検査ください。
該当者の氏名からアクセスすると会員情報のすべてが確認できます。
編集、追加がある場合は直接書き込むことができます。
編集がある場合は正確に入力ください。
情報に誤りがある場合は、正確に稼働しない場合があります。
会員情報は可能な限り多くの情報をご登録いただくことをおすすめいたします。
より多くの情報を登録することによって、詳細検索などで様々な検索キーワードにヒットしやすくなります。
最後に、最下部のある「保存」を押して完了させてください
7．【退会処理（手動）】
退会処理は手動にて、一人ずつ行います。
自動退会はできません。
チェックを入れてから「退会」ボタンを押して完了です。
※退会者のデータは控えとして残ります。削除はできません
退会者はグレーアウトで表示されます。
デフォルトでは退会者は表示されません。
退会者を表示するには、「詳細検索」で退会者にチェックを入れてください。
8．【会費納入編集（会費納入履歴）】
オンライン以外の納入分は、手動にて納入登録ができます。
金額の変更、備考欄の記入など、手動にて対応が可能です。
編集はお間違いのないよう、正確に入力ください。
入力内容に誤りがあると、正確な金額を請求できなくなります。
変更後は必ず「保存」を押してから完了させてください。
★会員種別が変更され年会費が変更される場合は、こちらの【経費納入】の変更が必要です。
9．【利用制限】
利用制限機能は、会員マイページの一部の機能に利用制限をかける機能です。
例えば、年会費未納の会員に「利用制限」をかけることによって、入金があるまで一部の機能を使えなくすることができます。
※利用制限中に使えない機能は「セミナー/イベント情報」「選挙情報」です
その他「年会費」「お知らせ」「お問合せ」は通常通り使用可能です
変更後は必ず「保存」を押してから完了させてください。
利用制限中の方は状態が「入会済（利用制限中）」と表示されていることをご確認ください。
該当者は薄ピンクでハイライトされます。
退会者ではないため、デフォルトでは利用制限中の方も検索されます。
利用制限中の方のみ抽出したい場合は、「詳細検索」にて「入会済（利用制限中）」にチェックを入れて検索ください。
利用制限を解除したい場合は、チェックを外してから「保存」を押してください。
利用制限を解除された会員は、通常通り会員マイページをご利用いただけます。
★注意事項
会員が利用制限中は、ID連携したページにログインできません。
※ログインを可能にする改修はいたしません
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学会バンク運営事務局
池田 崇
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