※演題バンクの機能については「【5】演題バンク」をご覧ください
「セミナー/イベント」とは?
学術大会やその他各種イベントの開催、参加受付等ができる機能です。
会員、一般の方(非会員)からも参加受付が可能です。
参加費の支払いがオンライン決済で行えます。(オンライン決済以外も手動にて入金記録の対応は可能)オンライン決済手数料率は、一律5%です。参加費をオンライン決済でお支払いいただいた方は、マイページから「領収証」が発行できます。参加費をお支払いいただいた方は、マイページから「参加証」が発行できます。
説明欄には、開催日、イベント案内、タイムテーブル、文字フォントのカスタム、参加費等の細かく記載することが可能です。
参加承諾、参加者確認、参加費納入確認、一括XLSダウンロード、参加者への一括メール配信等が可能です。参加承諾は、「自動参加承諾」と「手動参加承諾」のどちらかを選ぶことができます。
参加者のみが閲覧できる参加者の限定コーナー(参加者限定ページ)の作成が可能です。(YouTubeなどの映像設定も可能)
外部のサイトと連携を可能にする「ID連携機能」が実装されています。(例えば参加者限定コーナーに公式サイト内の1ページを載せろことが可能)
「管理アカウント発行機能」を活用すれば、指定されたイベントのみ外部の業者等が管理することができます。
ID連携にて提供される閲覧制限機能は簡易的なものとなります。
秘密保持が必要とされる重要文書、情報等への利用はお控えください。
運用の流れ
円滑なイベント運営を支える上で極めて重要なプロセスです。
イベント開催内容(基本設定)をつくり込むことによって、イベント開始から終了に至るまで一連の流れが確立します。
①開催に必要な内容の準備
・開催日、参加受付日、タイムテーブル、添付資料、参加者(会員・非会員)、参加費(会員・非会員)、送金先口座、などを準備してください。
・※送金先口座に関するお問合せはこちら(年会費とセミナー/イベントの口座を分けることができます)
②基本設定でイベント作成
・順序通りにイベントを新規作成する手順です:「1.【新規作成】」から順に進めていきます。
・参加者限定コンテンツがある場合は、以下の手順に沿って進めます:「4.【参加者限定コーナー】」を作成してください。
③公開中/修正
・開催内容に問題がなければ、「公開中」に変更してください。
・修正がある場合は速やかに修正を行い、最後に「保存」を押してください。
④参加者へのご連絡(メール)
・以下の手順に従って「3.【参加申込状況】」を確認し、ご対応ください。
機能説明
セミナー/イベント作成 ※セミナー/イベント用の「送金先口座」をご準備ください(年会費と同口座の場合は不要)
開催日、イベント案内、タイムテーブル、参加費設定など
参加承諾、参加者確認、参加費納入確認、一括XLSダウンロード、一括メール送信、オンライン以外の参加費納入など
参加者のみが閲覧できる限定ページ作成、オンデマンド動画、参加証や抄録集などのリンク設置など
学会公式サイトなどの一部内容を、参加者のみが閲覧できる連携機能
外部の管理者が特定のイベントのみ管理できる、管理アカウント発行
1.【新規作成】
最初に「セミナー/イベント」ページの右上にある「新規作成」をクリックして、イベントを作成します。
その後、「2.【基本設定】」に進みます。
2.【基本設定】
「2.【基本設定】」でイベントを作成します。
「基本設定」からイベントの情報を入力します。
まずは「未公開」で作成してください。
未公開→公開にするタイミングは基本設定入力後、保存後に内容を確認したあとに公開にします。
【開催日】
イベント開催日から終了日(閉会日)を設定してください。
【参加受付期間】
受付登録開始日~終了日まで設定します。
【自動承諾】自動承諾機能にチェックを入れると、参加申込があった際に事務局確認/操作無しで自動的に参加承諾されます。参加承諾しない方がいる場合は、「参加申込状況」からキャンセルください。
【タイトル】
講習会や学術集会などのイベント名を入力してください。
適切な名称(正式名称)を入力すると、Google検索にヒットしやすくなります。
【説明】
参加者への開催案内文は説明内で作成、登録します。
【記載内容例】
日程・タイムテーブル・参加費の説明・オンライン開催の告知
ZoomURL、Googlemeet等の情報など。
【WYSIWYG】(ウィジウィグ)
ウィジウィグ機能を活用して、文字色や文字サイズ等がカスタマイズできます。
【添付ファイル】
開催案内PDFやXLSが添付できます。
添付ご利用前にユーザビリティの観点から上記説明内に可能な限り多くの情報を記載いただくことをおすすめします。
※添付は合計30MBまで
【一般参加】
会員以外の方(非会員/一般の方)からも参加受付ができます。
「一般参加を受け付ける」にチェックを入れると一般参加用のURLが発行されます。
発行されたURLをイベント案内PDFなどに掲載すると、一般参加がスムーズになります。
【一般参加を受け付ける場合】
イベントページ内容(基本設定の内容)がGoogleなどで検索されます。
【参加費】
「会員参加費」「一般参加費」と参加費をそれぞれ分けて登録することができます。
一般参加を受け付けるに「チェック」を入れた場合、一般参加を受け付けることが可能になります。
また、「会員参加費」「一般参加費」は参加費もそれぞれ自由に登録することができます。
セミナー参加費の選択肢が多すぎると、支払いの誤りが生じ、潜在的なトラブルのリスクが高まります。
セミナー参加費の選択肢は、5~7種類程度が最適と考えられます。
※左下にある「設定例」をご参照ください
【オンライン以外での参加費納入方法】
振込先口座など記載することで、オンライン以外のご案内が可能です。
※左下にある「活用例」をご参照ください
【保存】
最後に必ず「保存」をクリックして「基本設定」を完了させてください。
【公開中】
設定内容をご確認いただき、問題がなければ公開中に変更してください。
開催時期まで「未公開」で登録情報を一時保持しておくことも可能です。
【公開中】に変更後、最後に必ず「保存」をクリックして完了させてください。
3.【参加申込状況】
【検索機能】
検索欄やプルダウンから、様々なキーワードで参加者の絞り込みができます。
【検索例】
検索キーワードは、メールアドレスやドメイン名がよく使われます。
検索欄の右にあるその他プルダウンを活用して、更に細かく絞り込むこともができます。
プルダウンから、参加区分(医師・看護師・学生)や、参加費未納の方の絞込みがよく使われます。
参加者情報の一覧から、会員、非会員、参加許可、未納者等、一目で確認することができます。
【XLSダウンロード】
左上にある「XLSダウンロード」ボタンから、参加者情報をデータで一括ダウンロードできます。
検索機能で絞り込んだ参加者情報のみデータで一括ダウンロードすることもできます。
月単位、または週単位で参加者情報をXLSでダウンロードして、管理(保存)しておくと変更履歴を追うことができます。
【一括メール送信】
左上にある「一括メール送信」ボタンから、参加者宛に一括メール送信ができます。
検索機能で絞り込んだ、一部の参加者にのみ一括メール送信することもできます。
※送信人数を確認してください
参加者へのお知らせ、または参加費未納者へのご連絡など、様々な形で一括メール送信からお知らせすることができます。
「チェック」を入れてから送信してください。
【送信履歴】
送信履歴から、送信内容、メール未達者の確認ができます。
メール未達者には個別に電話連絡等、何らかの対応をお願いします。
【領収証】イベント参加費をオンライン決済にてお支払いいただいた場合は、会員マイページから「領収証」の発行が可能です。
※オンライン決済以外でのお支払いの場合は、事務局様より手書きの領収証を発行ください
↓↓↓会員マイページで表示した参加証
【参加証】イベントに参加いただいた方には、会員マイページから「参加証」が発行されます。参加証の右側にあるQRコードから会員マイページにログインすると、イベントページにアクセスできます。「印刷/PDF保存」のボタンから印刷も可能です。
【参加承諾】
参加申込をされた方に対して、事務局(その他管理者)のみ「参加承諾」することができます。
開催が近い場合は、事務局からの参加承諾は速やかにご対応いただくことをおすすめします。
事務局が「参加承諾」すると、参加希望者宛に「参加承り自動返信メール」が送信されます。
事務局が「参加キャンセル」された場合は、参加希望者宛に「参加取消の自動返信メール」が送信されます。
【オンライン以外の納入登録】
銀行振込など、オンライン以外で参加費をお支払いされた場合は、
「未納」→「納入済」に変更し、「納入日」に納入された日付を入力してください。
最後に必ず保存をクリックして完了させてください。
4.【参加者限定コーナー】
【説明欄】
参加者にのみ限定された案内ページはここの説明欄で作成できます。
オンライン開催によるZoomURLの設置や、WYSIWYG(ウィジウィグ)機能を活用して、強調したい文章の文字の色やサイズなど、カスタムすることができます。
上手にカスタムすることによって、参加者へ参加登録から参加費支払いに至るまで、よりスムーズ案内することができ、トラブルの解消にも繋がります。
【YouTube Vimeo 動画設定】
YouTube、Vimeoのタグを貼り付けるだけで、参加者にのみ会員マイページから動画視聴が可能になります。
タイトルとタグを併記することや、タグを制限なく複数設定することも可能です。
【動画にパスワード】
Vimeoはパスワードをかけることができます。
パスワードをかけることで、動画のセキュリティを上げることができます。
また、Vimeoはソースページから動画のURLを抜き取ることはできないため、動画のURLが世間に出回ることはありません。
最後に必ず保存をクリックして「参加者限定コーナー」の設定を完了させてください。
イベント参加グッズ等、参加者に限定して何か販売したいものがあれば【6】諸費納入をご活用ください。
納入用のURLを、この参加者限定コーナーの中にリンクするだけ!
詳しくは【6】諸費納入をご覧ください。
5.【参加者ID連携】
学会公式サイト等の一部内容をこのセミナー/イベント参加者にのみ閲覧させることができる機能です。
参加者限定で、学会公式サイトや、他のサイトで展開している学術集会などと連携することができます。
閲覧できるのは、参加者(参加費納入済みの方、あるいは参加費無料の方)のみとなります。
※ログイン後24時間経過すると再ログインが必要となります
【ご利用方法】
scriptタグを一行設置するだけでご利用いただけます。
詳しくは、参加者ID連携機能画面の最下部にある「ご利用方法」をご覧ください。
ID連携にて提供される閲覧制限機能は簡易的なものとなります。秘密保持が必要とされる重要情報・重要文書には利用しないでください。□上記を理解したうえで利用方法を見る
「チェック」を入れて、利用方法をご確認ください。
★注意事項
外部のログイン認証画面とはID連携できません。
会員が利用制限中は、ID連携したページにログインできません。※ログインを可能にする改修はいたしません
6.【管理アカウント発行】
外部の業者等が、特定のイベントのみを管理する場合、その特定のイベントのみ管理可能にできるアカウントを作成(発行)できます。
例えば、毎年変更される大会事務局(外部業者等)にイベント業務を依頼する場合、その大会事務局(外部業者等)専用にアカウントを発行することができるため、非常に便利です。
※大会事務局(外部業者等)は、学会事務局が選定したイベント以外は閲覧できません
管理アカウントは、学会事務局が作成(発行)します。
大会事務局(外部業者等)は、「セミナー/イベント管理ツール」大会事務局用のイベントURLと管理アカウント(ログイン情報)を学会事務局より受け取ってください。
「セミナー/イベント管理アカウント作成」のタブでは、既にアカウント、パスワードが自動生成により発行された状態になります。
赤枠にある外部業者情報(管理者名・Eメール)を入力してください。(必須ではない)
最後に必ず「保存」を押してアカウント作成(発行)は完了となります。
「管理するセミナー/イベント」のタブの中から、大会事務局(外部業者等)が管理する特定のイベントを選定してください。
左端にあるチェックボックスにチェックを入れることで、チェックを入れたイベントのみ大会事務局(外部業者等)が管理可能となります。
チェックを入れたイベントに誤りがないことをご確認ください。
最後に左下にある「決定」を必ず押して完了させてください。
学会事務局から大会事務局(外部業者等)に、赤枠にあるログイン情報を渡してください。
・セミナー/イベント管理ツールURL
・セミナー/イベント管理ツールのログイン情報(管理アカウント・パスワード)
このログイン情報は複数でログインして運用、管理することが可能です。
例えば、大会長・外部業者Aさん・Bさん ・Cさんの4名がログインして、それぞれが何らかの機能、または情報を管理、編集等することが可能です。
~こちらから下は、大会事務局(外部業者等)の管理画面です~
左のログイン画面は、学会事務局が発行した「外部業者等専用のログイン画面」です。
※この管理画面は学会事務局用の管理画面ではございません
学会事務局から受け取った、「セミナー/イベント管理ツールのログイン情報(アカウント・パスワード)」を用いてログインしてください。
この入口から先は、イベントのみ管理する「セミナー/イベント管理ツール」になります。
上記、「管理するセミナー/イベント」にチェックされたイベントのみ、赤枠ように表示され操作が可能になります。
管理権限のないイベントは、薄く表示され触れなくなります。
セミナー/イベント以外の機能項目(入会申込、会員管理、お問合せ等)は表示されていますが、こちらも触れません。
外部業者等は、この管理画面から「管理権限の与えられたイベントのみ」管理が可能になります。
管理権限の与えられたイベント内であれば、学会事務局同様に以下の機能は自由に編集等が可能です。
・2.【基本設定】
・3.【参加申込状況】
・4.【参加者限定コーナー】
・5.【参加者ID連携】
********************************学会バンク運営事務局池田 崇https://gkb.jp/運営サポートブログ:https://m.gkb.jp/メール:info@gkb.jp運営事務局様向けサポート:070-4461-7203(平日10時-18時)*******************************